LOKAKUUN TREENI | Paperit & arkistointi

Lokakuun treeni: Paperit ja arkistointi

Kodin keventäjän kuukausihaasteena on nyt kodin papereiden järjestely ja karsiminen. Pimenevät syysillat ovat oiva tilaisuus ottaa tuo monen inhokkihomma haltuun! Kollegani Varsinais-Suomesta, ammattijärjestäjä Miia Nurmio Järjestyksen koodista kertoo vinkkinsä paperitulvan hallintaan:

"Kotiin kulkeutuu valtavasti paperia. Jos ei pidä varaansa, ne alkavat äkkiä valtaamaan itselleen tilaa kaapeista, laatikoista ja pöytien päältä. 

Tämän ongelman ratkaisu on varsin yksinkertainen: käy paperit läpi, laita tärkeät & jäljelle jäävät järjestykseen sekä opettele säännöllinen rutiini, jolla pidät nuo lehdet, kirjeet ja paperilappuset järjestyksessä." - Taitaa olla helpommin sanottu kuin tehty...

"Yksinkertainen, mutta ei välttämättä helppo ja nopea ratkaisu." - No niin, siinä se tulikin!

Paperit

- Mistä kannattaa aloittaa?

"Ensimmäisenä kannattaa taas miettiä, jos laittaisi postilaatikkoon 'Ei mainoksia' -kyltin. Tällä saa usein estettyä suuren lehtimäärän saapumisen kotiin. Mainokset löytyy kyllä netistäkin ja usein mainoksia selaamalla tulee vain 'tarve' ostaa tavaroita, joita ei muuten tarvitsisi."

"Siirry lisäksi käyttämään mahdollisimman usein laskuttajien e-laskupalvelua tai sähköpostilaskutusta."

- Mitä seuraavaksi?

"Seuraavana askeleena on tehdä toimiva käytäntö uusien papereiden suhteen."


"Paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, voidaan lokeroida kolmeen eri osastoon. Säilytystapojahan on monta: lehtikotelot, muovitaskut ja laatikot. Kaikki käy, kunhan paperit ovat paikallaan. Osastot ovat Tee, Lue ja Arkistoi.

TEE - Tähän kaikki asiat, jotka vaativat pikaista reagointia: maksamattomat laskut, kalenteriin siirrettävät asiat, lasten muistettavat hoito- ja koulujutut, lomakkeet ja kutsut. Käy tätä osastoa läpi usein ja säännöllisesti, vähintään kerran viikossa.

LUE - Tähän osastoon kuuluvat kaikki luettavat jutut, jotka eivät ole aikaan sidottuja: sopimuksien ehdot, pöytäkirjat, mielenkiintoiset artikkelit ja lomaesitteet. Käy tätä osastoa läpi silloin, kun sinulle sopii. Parasta olisi ottaa siihenkin rutiini, ehkä 2-3 viikon välein.

ARKISTOI - Tähän osastoon paperit ja dokumentit, jotka ovat matkalla lopullisiin arkistoihin. Siirrä papereiden määrästä riippuen paikoilleen 1-3 kuukauden välein."

Arkistointi

"Voit arkistoida paperit kansioihin, riipputaskuihin, Kodinkansioihin tai vaikka laatikoihin. Kunhan järjestys ja asiat on merkitty hyvin. Käytä apuna välilehtiä.

Mapeissa pätee tuttu järjestämisen perussääntö, 25 % on oltava tyhjää tilaa. Se helpottaa käyttöä huomattavasti. Järjestä oma paikkansa palkkatiedoille, terveystiedoille, sopimuksille, asumiseen liittyville papereille ja kaikelle, mitä koet tärkeäksi."

- Mitä tarvitsee säästää?

"Tähän on muutama kultainen sääntö:

-> Säästä paperit ja tieto, mitä ei enää muualta löydä.
-> Älä säilytä turhaan tietoa, jonka saisit kirjastosta tai internetistä.
-> Lain mukaan esim. verotuksen tositteet on (blogin kirjoitushetkellä) säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Lue lisää Verohallinnon sivuilta.


Vanhat laskut kannattaa käydä kriittisesti läpi. Mielestäni suurimman osan saa laittaa tarkistuksen ja pankkiin syöttämisen jälkeen pois. Esim. puhelin-, vakuutus-, ja sähkölaskut.

Käy läpi kaikki kodistasi löytyvä paperi. Mieti vanhojen papereiden osalta, että onko niillä enemmän muistoarvoa? Kuuluvatko ne muistolaatikkoon, etteivät veisi tilaa arkistossa? Jos papereita on paljon, käy ensin kaikki läpi, laita arkistoitavat yhteen pinoon ja arkistoi myöhemmin."

Kiitos Miia, saimme tästä vinkkejä ja tekemistä lokakuuksi! Lisää Miian vinkkejä löydät tästä linkistä. Mikäli tavaran karsiminen ja järjestely on muutoinkin sinulle ajankohtaista, tilaa Tavaravalmentajan maksuton uutiskirje tästä.

Tunnelmallista ja inspiroivaa syksyn alkua!

Sanna Koskinen 

P.S. Tervetuloa seuraamaan myös Facebookin ja Instagramin kautta!